Créer un organisme de formation : déclaration, Qualiopi, règlement
Déclaration d’activité, certification Qualiopi, règlement intérieur, conventions et TVA : les étapes pour créer votre organisme de formation en règle.
Créer ma SASU en ligne →Prix fixe affiché avant paiement · Dossier vérifié par un expert
Transmettre un savoir-faire à des salariés, des demandeurs d’emploi ou des particuliers en reconversion : la formation professionnelle attire de nombreux experts qui souhaitent créer leur propre structure. Ce secteur est toutefois encadré par le Code du travail, et l’accès aux financements dépend d’obligations précises. Déclaration d’activité, certification Qualiopi, règlement intérieur : voici les étapes à connaître.
Créer la structure juridique
Un organisme de formation n’a pas de forme juridique imposée. Vous pouvez exercer en entreprise individuelle, en société ou, dans certains cas, en association.
- La micro-entreprise est adaptée à un formateur indépendant qui démarre, intervient en sous-traitance pour d’autres organismes ou forme des clients qui financent eux-mêmes la prestation. Elle reste plafonnée (de l’ordre de 77 000 € de chiffre d’affaires pour les prestations de services, à vérifier sur le site de l’Urssaf).
- La SASU ou l’EURL conviennent à un fondateur seul qui souhaite déduire ses charges réelles, investir dans des outils pédagogiques ou recruter des formateurs. Voir notre page création de SASU.
- La SAS ou la SARL s’imposent lorsque plusieurs associés s’engagent dans le projet.
Rédigez un objet social qui vise expressément la formation professionnelle, le conseil et les activités connexes (coaching, édition de supports). L’immatriculation se fait sur le guichet unique de l’INPI, comme pour toute entreprise ; FORMALITES ENTREPRISES peut préparer vos statuts et déposer ce dossier pour vous.
La déclaration d’activité : obtenir son numéro
Tout prestataire qui réalise des actions de formation professionnelle doit déposer une déclaration d’activité auprès du service régional de contrôle de la formation professionnelle, rattaché à la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS). La démarche s’effectue en ligne.
Quand la déposer ?
La déclaration intervient dans les trois mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation. Vous devez donc disposer d’un premier client avant de l’obtenir, et joindre notamment ce document ainsi que le programme de la formation.
Ce que le numéro permet, et ne permet pas
Le numéro de déclaration d’activité identifie votre organisme. Il ne vaut ni agrément ni reconnaissance de qualité par l’État, et il est interdit de le présenter comme tel. La déclaration peut devenir caduque si vous ne transmettez pas votre bilan pédagogique et financier annuel, ou si ce bilan ne fait apparaître aucune activité de formation.
Le bilan pédagogique et financier
Chaque année, vous devez transmettre un bilan retraçant l’activité de l’exercice écoulé : nombre de stagiaires, heures dispensées, origine des financements. Les dates limites sont rappelées par l’administration ; pensez à les noter dès la première année.
Qualiopi : la clé des financements publics et mutualisés
La certification Qualiopi atteste de la qualité du processus mis en œuvre par un prestataire de formation. Elle est obligatoire pour bénéficier de fonds publics ou mutualisés : financements des opérateurs de compétences, du compte personnel de formation (CPF), de France Travail, des régions ou de l’État. Si vos clients financent eux-mêmes leurs formations, elle n’est pas exigée, mais elle reste un argument commercial.
Le référentiel national qualité
La certification repose sur un référentiel national organisé autour de sept critères, déclinés en indicateurs : information du public, conception des prestations, adaptation aux bénéficiaires, moyens pédagogiques, qualification des intervenants, inscription dans l’environnement professionnel, recueil des appréciations et traitement des réclamations.
Le parcours de certification
- Obtenir le numéro de déclaration d’activité.
- Mettre en place les procédures et les preuves exigées par le référentiel.
- Choisir un organisme certificateur accrédité et planifier l’audit initial.
- Traiter les éventuelles non-conformités dans les délais impartis.
- Passer l’audit de surveillance, puis l’audit de renouvellement au terme du cycle de certification, en principe de trois ans.
Pour proposer des formations éligibles au CPF, la certification ne suffit pas : la formation doit en principe préparer à une certification enregistrée dans un répertoire national, et votre offre doit être référencée sur la plateforme dédiée.
Le règlement intérieur et les documents contractuels
Un règlement intérieur obligatoire
Tout organisme de formation doit établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires. Il précise notamment les règles d’hygiène et de sécurité, les règles disciplinaires et la nature des sanctions, ainsi que la procédure garantissant les droits des stagiaires avant toute sanction. Pour les actions d’une certaine durée, il organise aussi la représentation des stagiaires. Il doit être remis à chaque stagiaire avant son entrée en formation, y compris lorsque la formation se déroule à distance ou dans les locaux du client.
Conventions, contrats et documents remis aux stagiaires
- Avec une entreprise : une convention de formation précisant l’intitulé, les objectifs, la durée, les dates, le prix et les modalités.
- Avec un particulier qui finance lui-même sa formation : un contrat de formation professionnelle, assorti d’un délai de rétractation et de règles limitant les sommes exigibles avant le début de la formation.
- Pour chaque stagiaire : programme, conditions d’évaluation, attestation de fin de formation et feuilles d’émargement prouvant l’assiduité.
Fiscalité : la question de la TVA
Les actions de formation professionnelle continue peuvent, sous conditions, être exonérées de TVA. Selon la situation, cette exonération découle de l’attestation délivrée par l’administration à votre demande ou du respect de conditions particulières. Elle présente un avantage pour vos clients particuliers mais vous prive de la déduction de la TVA sur vos achats. Faites le point avec votre expert-comptable et consultez impots.gouv.fr avant de facturer.
Questions fréquentes
Puis-je former sans numéro de déclaration d’activité ?
Vous pouvez signer votre première convention avant de l’obtenir, mais vous devez déposer votre déclaration dans les trois mois. Si vous intervenez uniquement en sous-traitance, une déclaration reste en principe nécessaire.
Qualiopi est-il obligatoire pour un formateur sous-traitant ?
Non, lorsque vous intervenez pour le compte d’un organisme lui-même certifié qui facture le client final. Le donneur d’ordre vous demandera toutefois de respecter ses procédures qualité.
Combien de temps faut-il pour obtenir Qualiopi ?
Comptez généralement plusieurs mois, le temps de constituer les preuves exigées et d’obtenir une date d’audit auprès d’un certificateur.
Besoin d’aide pour cette démarche ? Nos experts en formalités s’occupent de votre dossier de A à Z, en ligne.
