Approbation et dépôt des comptes annuels : délais et confidentialité

Votre exercice est clos, votre expert-comptable a établi le bilan : et maintenant ? Avant de tourner la page, la société doit faire approuver ses comptes par les associés puis les déposer au registre dans des délais précis. Voici le calendrier à respecter, les documents à préparer et la possibilité, pour les petites sociétés, de garder leurs comptes confidentiels.

Quelles sociétés sont concernées ?

L’approbation des comptes concerne toutes les sociétés, quelle que soit leur forme. Le dépôt des comptes annuels au registre, lui, est obligatoire pour les sociétés commerciales : SARL, EURL, SAS, SASU, SA, SNC notamment (pour une SNC, dans certains cas seulement selon la qualité de ses associés).

Les sociétés civiles, comme la plupart des SCI, n’ont en principe pas à déposer leurs comptes. Elles doivent néanmoins tenir une comptabilité adaptée et réunir chaque année leurs associés pour statuer sur les comptes ou le rapport de gestion, comme le prévoient leurs statuts. Quant aux entrepreneurs individuels, ils ne sont pas concernés par cette procédure.

Le calendrier : six mois pour approuver, un mois pour déposer

Deux délais successifs s’enchaînent après la clôture de l’exercice :

1. Établissement des comptes : le dirigeant arrête les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) et, lorsqu’il est requis, le rapport de gestion.
2. Approbation dans les six mois de la clôture : les associés statuent sur les comptes, en assemblée ou selon les modalités prévues par les statuts. Pour un exercice clos le 31 décembre, l’échéance tombe donc le 30 juin.
3. Dépôt dans le mois qui suit l’approbation : ce délai est porté à deux mois lorsque le dépôt est effectué par voie électronique, ce qui est aujourd’hui le cas le plus courant.

Si vous ne pouvez pas tenir le délai de six mois (comptes en retard, désaccord entre associés), le dirigeant peut demander une prolongation au président du tribunal compétent, par requête présentée avant l’expiration du délai. Mieux vaut l’anticiper que constater le dépassement après coup.

Comment se déroule l’approbation ?

Les documents à communiquer aux associés

Avant la décision, les associés doivent recevoir les comptes annuels, le texte des résolutions proposées et, le cas échéant, le rapport de gestion et le rapport du commissaire aux comptes. Les délais et modalités de communication varient selon la forme sociale ; dans une SARL, par exemple, ces documents sont adressés aux associés au moins quinze jours avant l’assemblée.

La décision et le procès-verbal

Les associés approuvent (ou refusent) les comptes, donnent éventuellement quitus au dirigeant et décident de l’affectation du résultat : distribution de dividendes, mise en réserve, report à nouveau, apurement des pertes. Un procès-verbal est établi, signé et conservé dans le registre des décisions.

Si les capitaux propres deviennent inférieurs à la moitié du capital social du fait des pertes, une décision spécifique doit être prise dans les quatre mois suivant l’approbation sur la poursuite ou non de l’activité. C’est un point de vigilance à ne pas oublier.

Le cas des sociétés unipersonnelles

Dans une EURL ou une SASU, l’associé unique approuve seul les comptes et consigne sa décision dans le registre. Lorsque, dans une EURL, l’associé unique personne physique est aussi le seul gérant, le dépôt des comptes au registre dans le délai de six mois peut valoir approbation, ce qui simplifie la procédure.

Le dépôt des comptes : documents et démarche

Le dossier de dépôt comprend généralement :

• les comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe ;
• la décision d’affectation du résultat (ou un extrait du procès-verbal) ;
• le rapport du commissaire aux comptes, si la société en a un ;
• le cas échéant, la déclaration de confidentialité.

Depuis la généralisation du guichet unique, le dépôt s’effectue en ligne sur le site du guichet électronique des formalités d’entreprises opéré par l’INPI, qui transmet le dossier au greffe. Des frais de dépôt sont dus ; ils sont modestes et réglementés, mais leur montant évolue : vérifiez le tarif en vigueur au moment de la démarche.

FORMALITES ENTREPRISES prépare les procès-verbaux d’approbation des comptes à partir de vos réponses et se charge du dépôt, ce qui vous évite les allers-retours en cas de pièce manquante.

L’option de confidentialité des comptes

Les comptes déposés sont en principe consultables par tous : concurrents, clients, fournisseurs, banques. Pour protéger les plus petites structures, la loi prévoit deux niveaux de confidentialité :

• les micro-entreprises au sens comptable (ne dépassant pas deux des trois seuils fixés pour le total de bilan, le chiffre d’affaires et l’effectif, ce dernier étant de 10 salariés) peuvent demander que l’ensemble de leurs comptes annuels ne soit pas rendu public ;
• les petites entreprises (seuils plus élevés, effectif jusqu’à 50 salariés) peuvent demander la confidentialité de leur seul compte de résultat, le bilan restant public.

Les seuils financiers ont été relevés récemment ; ils sont de l’ordre de quelques centaines de milliers d’euros pour les micro-entreprises et de plusieurs millions pour les petites entreprises. Vérifiez les montants exacts en vigueur sur service-public.fr avant de cocher l’option.

La confidentialité n’est pas ouverte à toutes les sociétés : certaines activités en sont exclues (établissements de crédit, assurances, sociétés dont les titres sont cotés, notamment) ainsi que les sociétés appartenant à certains groupes. Surtout, les comptes restent accessibles à certaines administrations, aux autorités judiciaires et à la Banque de France. Gardez aussi à l’esprit qu’un partenaire financier ou un fournisseur important pourra vous demander directement vos comptes.

Que risquez-vous en cas d’oubli ?

Ne pas approuver ou ne pas déposer ses comptes n’est pas anodin :

• le défaut de dépôt est passible d’une amende pénale pour le dirigeant ;
• le président du tribunal peut adresser une injonction de déposer, assortie d’une astreinte ;
• un associé ou tout intéressé peut agir pour faire désigner un mandataire chargé de convoquer l’assemblée ;
• l’absence de comptes publiés dégrade l’image de la société auprès des banques et des assureurs-crédit, et peut attirer l’attention du tribunal sur d’éventuelles difficultés.

Questions fréquentes

Faut-il approuver les comptes même si la société n’a eu aucune activité ?

Oui. Une société inactive ou mise en sommeil reste tenue d’établir, d’approuver et de déposer ses comptes chaque année, même s’ils sont proches de zéro.

Le premier exercice suit-il les mêmes règles ?

Oui, le délai de six mois court à partir de la date de clôture du premier exercice, qui peut être plus long ou plus court que douze mois selon les statuts.

Peut-on choisir la confidentialité après le dépôt ?

La déclaration de confidentialité doit accompagner le dépôt des comptes. Elle se renouvelle à chaque exercice : elle n’est pas acquise une fois pour toutes.

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