Extrait Kbis : à quoi il sert, qui peut l’obtenir et comment

Votre banque, un client public ou un bailleur vous réclame « un Kbis de moins de trois mois » ? Ce document est souvent présenté comme la carte d’identité de l’entreprise, mais toutes les structures n’en ont pas. Voyons à quoi il sert, qui peut l’obtenir, et quel document produire lorsque vous n’êtes pas concerné.

Qu’est-ce que l’extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il atteste de l’immatriculation d’une personne morale au registre du commerce et des sociétés (RCS) et reproduit, à la date de sa délivrance, les informations essentielles qui y figurent :

• la dénomination sociale, la forme juridique et le montant du capital ;
• le numéro d’immatriculation (le numéro SIREN suivi de la mention RCS et de la ville du greffe) ;
• l’adresse du siège et, le cas échéant, des établissements ;
• l’activité exercée et la date de début d’activité ;
• l’identité des dirigeants et, s’il y en a, des commissaires aux comptes ;
• les éventuelles procédures collectives en cours (sauvegarde, redressement, liquidation judiciaire).

Comme il reflète l’état du registre au jour de son édition, un Kbis ancien peut ne plus être exact : c’est pourquoi vos interlocuteurs exigent souvent un exemplaire récent.

À quoi sert-il concrètement ?

Le Kbis est la preuve de l’existence juridique de votre société et des pouvoirs de ses dirigeants. Il vous sera demandé, par exemple, pour :

• débloquer le capital déposé à la création et ouvrir un compte bancaire professionnel ;
• signer un bail commercial ou un contrat de crédit-bail ;
• répondre à un marché public ou référencer votre entreprise chez un grand compte ;
• ouvrir un compte chez un fournisseur ou un grossiste ;
• justifier, dans certaines démarches administratives, de votre qualité de représentant légal.

Dans la sous-traitance, le donneur d’ordre a par ailleurs l’obligation de vérifier, pour certains contrats, l’immatriculation de son cocontractant : le Kbis fait partie des justificatifs alors réclamés, au même titre que l’attestation de vigilance de l’Urssaf.

Qui a un Kbis, et qui n’en a pas ?

La réponse dépend du registre dans lequel vous êtes inscrit. Depuis la mise en place du Registre national des entreprises (RNE) en 2023, la répartition est la suivante :

• Sociétés commerciales et sociétés civiles (SAS, SARL, SCI…) : elles sont immatriculées au RCS et disposent d’un extrait Kbis.
• Entrepreneur individuel commerçant, y compris micro-entrepreneur à activité commerciale : il est inscrit au RCS et reçoit un extrait K, l’équivalent du Kbis pour les personnes physiques.
• Artisan en entreprise individuelle : depuis la suppression du répertoire des métiers, il est inscrit au RNE. Il justifie de son immatriculation par un extrait du RNE, et non par un Kbis, sauf s’il exerce également une activité commerciale qui l’amène au RCS.
• Profession libérale en entreprise individuelle : inscrite au RNE, elle produit un extrait du RNE et, souvent, un avis de situation au répertoire Sirene.
• Association : elle n’a pas de Kbis, car elle n’est pas immatriculée au RCS. Elle justifie de son existence par le récépissé de déclaration délivré par la préfecture, l’extrait de publication au Journal officiel des associations, son numéro RNA et, si elle en dispose, son numéro SIREN et l’avis de situation Sirene correspondant.

Si l’on vous réclame un Kbis alors que votre structure n’en a pas, expliquez-le simplement et proposez le document équivalent : la plupart des organismes connaissent ces situations.

Comment obtenir un extrait Kbis ?

Le premier Kbis est délivré à l’issue de l’immatriculation, une fois le dossier de création validé par le greffe. Ensuite, vous pouvez en obtenir autant que nécessaire :

1. En ligne, auprès des greffes : la commande d’un extrait sur le portail des greffes des tribunaux de commerce est payante, pour un coût de quelques euros, et accessible à toute personne, dirigeant ou non.
2. Gratuitement, pour le dirigeant : le représentant légal d’une société peut télécharger gratuitement des extraits Kbis de son entreprise via un service en ligne dédié, après s’être identifié de façon sécurisée.
3. Au guichet du greffe : il reste possible de demander un extrait sur place, moyennant le même tarif réglementé.

Les extraits délivrés électroniquement ont la même valeur que les versions papier. Les tarifs pouvant évoluer, vérifiez le montant en vigueur au moment de votre commande.

Quant à l’extrait du RNE, il se télécharge gratuitement sur le site de l’INPI, à partir du numéro SIREN de l’entreprise.

Combien de temps un Kbis est-il valable ?

Aucun texte ne fixe de durée de validité au Kbis : il est exact au jour de sa délivrance. Par usage, la plupart des organismes exigent un extrait de moins de trois mois, parfois de moins d’un mois pour certaines opérations bancaires ou notariales. Si un changement est intervenu depuis (nouveau dirigeant, transfert de siège), l’ancien Kbis ne reflète plus la réalité : il faut d’abord déclarer la modification, puis éditer un nouvel extrait.

Mettre à jour son Kbis

Le Kbis ne se « modifie » pas directement : il est mis à jour automatiquement lorsque le greffe inscrit une modification déclarée sur le guichet unique. Changement de dirigeant, de dénomination, d’adresse, d’activité ou de capital : chaque événement suppose une formalité, souvent accompagnée d’une annonce légale. FORMALITES ENTREPRISES prend en charge ces démarches, du procès-verbal au dépôt du dossier ; voyez notre page modification d’entreprise.

Questions fréquentes

Un micro-entrepreneur a-t-il un Kbis ?

S’il exerce une activité commerciale, il reçoit un extrait K, équivalent du Kbis. S’il est artisan ou en profession libérale, il utilise un extrait du RNE ou un avis de situation Sirene.

Peut-on obtenir le Kbis d’une autre entreprise ?

Oui. Le registre est public : toute personne peut commander l’extrait Kbis d’une société, par exemple pour vérifier un fournisseur ou un client.

Que faire si le Kbis comporte une erreur ?

Signalez-la rapidement au greffe. Si l’erreur provient de votre déclaration, une formalité rectificative sur le guichet unique peut être nécessaire.

Besoin d’aide pour cette démarche ? Nos experts en formalités s’occupent de votre dossier de A à Z, en ligne.